Những từ vựng nên tránh trong Email
- Cách mở đầu và kết thúc Email tiếng Anh
- Cấu trúc của một Email tiếng Anh
Email được sử dụng hằng ngày, đặc biệt với những Email bằng tiếng Anh. Từng lời từng chữ sẽ khác hẳn với giao tiếp tiếng Anh bởi chúng không có những ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu đi kèm, chính vì vậy chúng ta cần chú ý những từ ngữ sau:
1. "Actually" - thực sự: Nếu bạn không muốn khiến người khác cảm giác khó chịu, bị coi thường, đừng sử dụng trạng từ này.
2. "Fine" có hai nghĩa "tốt" và "được thôi, anh thích thì cứ làm nhưng điều đó thật ngu ngốc" - phổ biến trong văn nói. Vì vậy, bạn không nên dùng một từ có hai nghĩa tương phản nhau để diễn đạt, phòng khi người nhận hiểu nhầm.
3. "Important" - quan trọng: Người đọc thư đủ thông minh để hiểu bức thư của bạn quan trọng đến mức nào. Bạn không cần phải viết ra, đặc biệt là nhắc đi nhắc lại trước mặt người nhận khiến họ không vui.
4. "Me/ I" - tôi: Hiển nhiên người đọc biết bạn là người viết thư. Vì vậy, đừng bắt đầu các câu với giọng kể lể "Tôi…".
Lặp đi lặp lại từ "I" và "you" trong thư điện tử khiến người đọc có cảm giác nặng nề như đang bị chỉ trích.
5. "Need" - cần: Khi cần sự giúp đỡ, nhờ vả ai làm gì, bạn nên đưa ra mốc thời gian cho việc cần làm thay vì dùng từ "need" bởi cụm "You need" (anh cần phải làm gì) mang sắc thái yêu cầu quá mạnh mẽ.
6. "No" - không: Khi muốn sửa lỗi ai đó, đừng dùng từ "No". Chẳng hạn, thay vì "No, it’s Michigan" (Không phải, phải là Michigam), hãy chỉ viết "It’s Michigan" (Đó là Michigan).
7. "Sorry" - xin lỗi: Nếu mắc lỗi, hãy đích thân nói lời xin lỗi thay vì viết một bức thư.
8. "Thanks" là cách viết rút gọn của "Thank you" - cảm ơn. Tuy nhiên, việc không bỏ thời gian, công sức để viết một câu cảm ơn dạng đầy đủ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và dường như đang châm biếm người đọc, thậm chí tỏ ý giận dữ. Vì thế, hãy viết lời cảm ơn ở dạng đầy đủ và có thể giải thích thêm lý do cho sự biết ơn này.
9. "You" - bạn: Cũng tương tự như trường hợp "me/I", người nhận biết bạn đang nói với họ và nhắc đi nhắc lại từ "you" là không cần thiết. Thậm chí, điều này còn có thể khiến người đọc có cảm giác bạn đang kể tội họ vì làm sai điều gì.
10. Những dấu chấm than " !" : Không dùng hai dấu chấm than trở lên trong bất kỳ câu văn nào, chỉ dùng một dấu nếu cần thiết.
11. Những từ chửi thề : Dù cảm xúc của bạn đang tệ đi như thế nào, những từ chửi thề hoàn toàn không nên được sử dụng bởi chúng thực sự thô lỗ, xúc phạm người khác. Những cảm xúc nóng giận nhất thời không nên được ghi ra- bạn sẽ phải hối hận vì điều đó.
Nhưng không vì vậy mà chúng ta mà chúng ta không sử dụng chúng, hãy lưu ý khi sử dụng, đặt đúng trường hợp đặc biệt đối tượng nhận email là đồng nghiệp, đối tác, bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.
=> Note:
- Đặt tiêu đề cho email
+ Khi đặt tiêu đề email (subject) của bạn phải lưu ý những vấn đề như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì.
+ Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.
- Tiêu đề Email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó.
+ Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail. Tiêu đề email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
